Devo modificare il messaggio, abbiamo scritto insieme.
A mano ti crei delle cartelle, magari per anno. Poi copi le mail nelle varie cartelle e se tutto è andato bene le cancelli dall'albero principale. A questo punto le copi sul disco esterno e, da questo momento, avrai la inbox sempre molto piccola (ovviamente dipende dalla posta che ricevi).
Mi pare che TB offre la divisione per anno anche in automatico ma a qualcuno qualcosa era andato storto (se ricordo bene)
Per fare le cose in automatico devi usare i filtri (fai una ricerca)
Ultima cosa: quando hai diviso la posta fai una compattazione e poi la copi sul disco esterno.