Prima di tutto gli account non sono di tipo smtp, che è il protocollo che serve per spedire, ma pop3 oppure imap.
Di default se utilizzi pop è già scaricata in locale in un file unico in formato mbox che si chiama inbox (senza alcuna estensione).
Se utilizzi imap di default la posta rimane sul server.
Chiarito quale protocollo utilizzi, fai una ricerca sul forum che tutte le tue domande sono già state fatte diverse volte, con diverse soluzioni a seconda dei gusti.
Se hai ancora dubbi puoi anche chiedere di spostare la tua discussione in coda ad una già aperta.