Autore Topic: Raccogliere email in diverse cartelle e condividerle con altre persone  (Letto 1072 volte)

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Offline reggio

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Salve, in azienda utilizziamo outlook2007 perchè.... boh, xkè nessuno ha mai proposto altro...
ora però abbiamo un roblema che outlook pare non essere in grado di risolvere e quindi mi chiedevo se invece Firefox potesse aiutarci.

In pratica avremmo l'esigenza di suddividere o raccogliere o categorizzare .... varie email in ingresso e uscita per poter ritrovare in un unico posto i messaggi relativi alle diverse commesse ed offerte commerciali che stò seguendo.
Quindi quando ricevo o quando invio vorrei avere la possibilità di "marcare" ... "taggare" ... "segnare" ... quei messaggi con il numero della commessa o dell'offerta a cui si riferiscono (es. commessa 658/10/2 o offerta 7235) e, una volta marcati che vadano in un archivio comune (magari in una cartella chiamata 658-10 all'interno del server)...

Inoltre vorrei che tali email

1 rimanessero in ordine cronologico

2 che questo archivio o collezione o gruppo o ... avesse accesso anche altre persone  nel mio ufficio

3 che ad ogni aggiunta o modifica, anche le altre persone venissero avvisate e quindi aggiornate

in pratica un raccoglitore di info, suddiviso x numero commessa o numero di offerta, è possibile?

Infine, l'ideale sarebbe poter inserire in quel archivio anche file di altri formati come disegni dwg, documenti doc, xls, pdf, jpg, ...

Secondo voi firefox mi può aiutare?
Come potrei fare?

^__^
Reggio

Offline jooliaan

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Re: Raccogliere email in diverse cartelle e condividerle con altre persone
« Risposta #1 il: 25 Novembre 2010 13:27:14 »
Quando scrivi Firefox, intendi Thunderbird, vero? ;)

Offline Sokak

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Re: Raccogliere email in diverse cartelle e condividerle con altre persone
« Risposta #2 il: 25 Novembre 2010 13:29:02 »
Creare un unico account imap dove reinoltrare le suddette email in modo che tutti lo possano consultare? =0

E poi usare Tag the bird per taggare queste email prima di "reinoltrarle" sull'imap? Tag the bird stocca i tag negli header delle email, quindi i tag rimangono "appiccicati" alle mail :3

Offline reggio

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Re: Raccogliere email in diverse cartelle e condividerle con altre persone
« Risposta #3 il: 25 Novembre 2010 14:35:23 »
Quando scrivi Firefox, intendi Thunderbird, vero? ;)
...uhmmm non sono esperto... ma a questo punto credo di sì.. :P

Creare un unico account imap dove reinoltrare le suddette email in modo che tutti lo possano consultare? =0
...dunque... vi chiedo di portare pazienza ma non ho molto esperienza, ti chiederei di spiegarmi meglio senza "paroloni" il tuo concetto...
Intanto mi sono andato a vedere cos'è IMAP, se non capisco male dovrei lasciare le email in e out in un server esterno comune,
quindi in questo modo tutti potrebbero vedere tette le mie email, ma proprio tutte e non solo quelle "interessanti" per i progetti seguiti...  :?

E poi usare Tag the bird per taggare queste email prima di "reinoltrarle" sull'imap? Tag the bird stocca i tag negli header delle email, quindi i tag rimangono "appiccicati" alle mail :3
...probabilmente è x per evitare che tutti leggano tutto di tutti che tu dici "reinoltrarle".. quindi se non erro
1) ricevo una email "interessante" e la leggo
2) la "taggo" (?) cioè in qlc modo gli scrivo sopra che appartiene alla commessa "658-10" (ma come poi? sempre a mano, da un elenco,...?)
3) la debbo rispedire a account_imap_comune@miaditta.it così che chiunque ne abbia accesso la riceva?

Ma quando le email diventeranno centinaia come faranno a tenere diviso la commessa 658-10 dalla commessa 785-10 dalla offerta 7752 .... e così via?
E per quanto riguarda gli allegati di altri formati come disegni dwg, documenti doc, xls, pdf, jpg, .. dovrei sempre spedirli in quel modo per email vero?
I tag che mette "Tag the bird" sono da riscrivere ogni volta oppure se li ricorda e me li ripropone? (cioè vorrei evitare di ritrovarmi per errore 658-10 e poi 658/10 e ancora 658- 10...)

^__^

Offline Sokak

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Re: Raccogliere email in diverse cartelle e condividerle con altre persone
« Risposta #4 il: 25 Novembre 2010 14:56:14 »
A questo punto scadiamo sull'offtopic (li sento già aggrappati alle mie orecchie xD), ma credo che ti serva un tool collaborativo come Drop.io (come non detto, a dicembre chiude) come Dropbox dove stoccare in una cartella condivisa tutti i messaggi interessanti esportati e organizzati in cartelle con importexporttools.

In questo modo, i messaggi saranno leggibili da chiunque abbia accesso alla cartella condivisa di dropbox.

Installando dropbox sul pc di ogni utente, ogni modifica fatta a un singolo file eml (che può essere esportato e reimportato a piacere) verrà così "propagata" all'archivio centrale.

In questo modo l'intero archivio sarà disponibile anche nelle singole case dei collaboratori (sempre a mezzo dropbox/importexporttools) ed essendoci una cartella del dropbox sul pc di ogni utente, ogni file extra caricato potrà essere propagato alla stessa maniera senza sforzo.

Offline Barbera

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Re: Raccogliere email in diverse cartelle e condividerle con altre persone
« Risposta #5 il: 26 Novembre 2010 12:46:07 »
Se le mail che tu ritieni di dover pubblicare per altri arrivano tutte da determinati mittenti puoi creare un filtro che automaticamente dovrebbe inviartele. Nel filtro puoi settare svariate "voci" che se presenti "anche una sola voce" o "tutte le voci" comunque puoi scegliere provvederà in automatico ad inviare le mail nella casella IMAP e a disposizione di tutti.

Offline Sokak

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Re: Raccogliere email in diverse cartelle e condividerle con altre persone
« Risposta #6 il: 26 Novembre 2010 14:01:26 »
Soluzione indubbiamente degna.

Ma credo che a loro serva uno spazio condiviso dove poter stoccare i documenti di cui necessitano con "allegati staccati" in modo da poterci lavorare in maniera collaborativa.

Dover ogni volta staccare e riattaccare gli allegati diventa lunga, e produce una ridondanza di copie del messaggio (credo, ma sarei lieto di essere smentito)

Se importexporttools potesse direttamente staccare gli allegati e salvare gli eml in una cartella col nome deciso dall'utente, e reincollare tutto assieme al volo, credo che sarebbe l'uovo di colombo =3

Oltretutto il dropbox aggiunge un vantaggio non indifferente. Backup distribuito, e possibilità di tornare a versioni precedenti del file in caso di errore. In qualsiasi momento.

Ripensandoci a bomba invece, se si fa un errore su una cartella imap, si propaga semplicemente l'errore a tutti gli utenti, giusto? (anche qui, se potessi essere smentito, ne sarei lieto)

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