Buonasera.
Personalmente, per avere un "archivio" delle mie mail ho creato in Cartelle locali delle cartelle ad hoc, es. anni e all'interno secondo account ma si può dare sfogo alla fantasia-necessità, poi ho prima copiato le mail di mio interesse all'interno di queste cartelle, verificato che via siano, poi ho eliminato quelle in posta in arrivo, inviate etc. Così facendo si scaricano le mail (arrivate, inviate, bozze) dal server come se si usasse POP, restano in locale e all'occorenza sono facilmente consultabili e ricercabili direttamente da TB.
Ovviamente, prima di fare queste operazioni ho fatto una profonda pulizia su ciò che effettivamente mi può-potrà servire.
Le mail le puoi gestire anche con un filtro ad hoc.