Topic: Gestione avanzata archivi di posta

[MozBix]

ma la via migliore è la riduzione della dimensione delle cartelle dividendo la posta in sottocartelle.

A tal proposito mi inserisco per chiedere una info veloce su questo argomento. (magari serve un po' a tutti)

Ipotizzando di usare gmail (quindi una sottocartella = etichetta Google) quale è la best practise per profili molto grandi?

2 domande distinte.

1)
Ipotizzando che ho N lavori come riferimento....
Alcuni utenti:
Creano cartelle in Posta in Arrivo del "Lavoro_1" ... 2... 3  ecc...
di conseguenza ne fanno una corrispettiva in Posta Inviata sempre con "Lavoro_1" ... 2... 3  ecc...

(questa mi sembra la soluzione più ordinata)

Altri:
fanno una sola cartella fuori da Posta in Arrivo e fuori da Posta Inviata, che si chiama "Lavoro_1" suddivisa in 2 sottocartelle "IN" e "OUT" nelle quali spostano i rispettivi messaggi.

(soluzione ibrida)

Altri
(geni del male) per pura pigrizia, li ho beccati che fanno una cartella dentro "Posta in Arrivo" che si chiama "Lavoro_1" suddivisa in 2 sottocartelle "IN" e "OUT"
e spostano i messaggi inviati dento la cartella OUT.
(questa mi manda fuori di testa)

Fermo restando che la necessità di dividere le cartelle quando si raggiungono profili molto grossi è più che evidente.
Quale soluzione garantisce una gestione senza potenziali problemi di cartelle, dimensione, ecc...?

2)
Se volessi spostare le cartelle di alcuni lavori (ad esempio quelli chiusi) su una NAS all'interno della nostra rete e rendere accessibili queste cartelle solo quando l'utente è in sede (o connesso in VPN); secondo voi si può fare? se SI, in che modo?

Appendice alla 2)
Se non dico fesserie la cosa dovrebbe valere anche per le "Cartelle Locali" di vecchi indirizzi POP che alcuni utenti hanno l'esigenza di avere disponibili per la ricerca di vecchi messaggi.

Grazie a tutti.

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usare gmail (quindi una sottocartella = etichetta Google)

le etichette non sono standard in IMAP e dato che una stessa email può avere più etichette, ogni messaggio viene duplicato tante volte quante sono le etichette. Già questo a me disturba parecchio...

Ipotizzando che ho N lavori come riferimento....

Delle tre direi la prima. L'idea di mettere la posta inviata in sottocartelle di posta in arrivo è un controsenso. A parte questo comunque cambia poco. Il vero problema è che questi sistemi manuali alla lunga sono difficilissimi da mantenere efficienti, specie con Gmail per la ragione detta sopra e per altre che derivano dal suo modo di lavorare.

Se è strettamente necessario dividere le cose in questo modo, ok. Altrimenti l'archiviazione per data
https://support.mozilla.org/it/kb/archiviazione-messaggi
è molto potente e genera normalmente archivi facilmente gestibili.
Le etichette e gli strumenti di ricerca di Thunderbird consentono di ottenere risultati analoghi senza fare tutto quel lavoro manuale. Ad esempio se usi l'etichetta Lavoro1 per segnare tutte le mail relative, ritrovare ciò che cerchi è immediato. Allo stesso modo puoi usare una ricerca globale
https://support.mozilla.org/it/kb/ricerca-globale
per individuare tutte le email che corrispondono a certi criteri (ad esempio destinatari, oggetto e via dicendo)
e poi salvarla come cartella virtuale
https://support.mozilla.org/it/kb/ricerche-salvate
che si aggiorna dinamicamente
In particolare se usi termini specifici ad esempio nell'oggetto e nel corpo dei messaggi (anche qui un Lavoro1 da inserire nell'oggetto) questo tipo di filtri è incredibilmente potente.

Se volessi spostare le cartelle di alcuni lavori (ad esempio quelli chiusi) su una NAS all'interno della nostra rete e rendere accessibili queste cartelle solo quando l'utente è in sede (o connesso in VPN); secondo voi si può fare? se SI, in che modo?

Appendice alla 2)
Se non dico fesserie la cosa dovrebbe valere anche per le "Cartelle Locali" di vecchi indirizzi POP che alcuni utenti hanno l'esigenza di avere disponibili per la ricerca di vecchi messaggi.

Fattibile probabilmente si, ma con un sacco di rogne.
Comunque se ne è parlato altre volte, prova a cercare sul forum.
A mio avviso ha più senso esportare il contenuto di queste cartelle i singoli file assieme ad un indice e poi rendere accessibili queste cartelle copiate sul NAS. Cosa che potrebbe essere fatta facilmente con l'estensione ImportExportTools NG.

[MozBix]

Ciao next

le etichette non sono standard in IMAP e dato che una stessa email può avere più etichette, ogni messaggio viene duplicato tante volte quante sono le etichette. Già questo a me disturba parecchio...

Qui non mi sono spiegato bene io, chiedo perdono.

Intendevo dire che le sotto cartelle di Thunderbird create all'interno di un profilo IMAP e il fatto che ci metti dentro dei messaggi, su gmail (online), vengono viste come Etichette di gmail e i messaggi vengono archiviati solo in quelle etichette scomparendo dalla posta in arrivo.

E' un comportamento che a noi va benissimo perchè comunque ci si aspetta di avere la stessa "suddivisione" anche su smartphone o sulla webmail.

Le etichette di Thunderbird vanno benissimo e sono iper comode ma non si riflettono sulla casella IMAP. e questo è una rogna perchè sul cellulare non posso ricercarle come faccio sul PC.

Abbiamo spesso profili da 30 a 60Gb e la suddivisione è una cosa di vitale importanza.

Se è strettamente necessario dividere le cose in questo modo, ok. Altrimenti l'archiviazione per data
https://support.mozilla.org/it/kb/archiviazione-messaggi
è molto potente e genera normalmente archivi facilmente gestibili.

Questo è un ottimo spunto non tanto per la gestione generale del profilo quanto per la gestione del singolo lavoro se si potesse fare anche per le singole sottocartelle.

Le etichette e gli strumenti di ricerca di Thunderbird consentono di ottenere risultati analoghi senza fare tutto quel lavoro manuale. Ad esempio se usi l'etichetta Lavoro1 per segnare tutte le mail relative, ritrovare ciò che cerchi è immediato. Allo stesso modo puoi usare una ricerca globale
https://support.mozilla.org/it/kb/ricerca-globale

Interessante ma la pesantezza delle singole cartelle rimarrebbe, infati le sottocartelle diventano necessarie non solo per dare ordine ai profili ma proprio per avere sbd più leggeri e profili un po' più scattanti.

per individuare tutte le email che corrispondono a certi criteri (ad esempio destinatari, oggetto e via dicendo)
e poi salvarla come cartella virtuale
https://support.mozilla.org/it/kb/ricerche-salvate
che si aggiorna dinamicamente
In particolare se usi termini specifici ad esempio nell'oggetto e nel corpo dei messaggi (anche qui un Lavoro1 da inserire nell'oggetto) questo tipo di filtri è incredibilmente potente.

Questo come il primo consiglio sulle date diventa molto MOLTO interessante per salvarsi delle ricerche frequenti all'interno delle cartelle dei lavori senza dare etichette ogni volta.... Mi viene in mente che ne so, il nome di un responsabile o di una lavorazione specifica ...

Fattibile probabilmente si, ma con un sacco di rogne.
Comunque se ne è parlato altre volte, prova a cercare sul forum.

Ho visto il comp. agg.vo Localfolders e direi che non è male... va testato ovviamente perchè fare dei danni è un attimo

A mio avviso ha più senso esportare il contenuto di queste cartelle i singoli file assieme ad un indice e poi rendere accessibili queste cartelle copiate sul NAS. Cosa che potrebbe essere fatta facilmente con l'estensione ImportExportTools NG.

Ecco.. a questa cosa ci avevo già pensato ed effettivamente è una alternativa robusta per l'archiviazione.
Giusto per aggiungere carne al fuoco... un'altra idea che mi viene in mente è creare profili differenti per ogni utente, uno di uso standard e uno con gli archivi (profilo su una NAS).. in pratica se vuoi usare la mail avvii TB con il profilo standard e se vuoi cercare le mail vecchie esci e avvii il profilo ARCHIVIO e li hai tutto... ogni X anni si pulisce la posta e si mette dentro al profilo ARCHIVIO importando i file Mbox esportati con ImportExportTools NG.

In tutti i casi, GRAZIE mille per l'interessamento, tutte info molto utili...
Spero che queste discussioni possano essere utili a qualcuno.

 

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engono viste come Etichette di gmail e i messaggi vengono archiviati solo in quelle etichette scomparendo dalla posta in arrivo.
E' un comportamento che a noi va benissimo perchè comunque ci si aspetta di avere la stessa "suddivisione" anche su smartphone o sulla webmail.

Adesso ho capito meglio.
Io purtroppo vengo da una generazione che accentrava tutto sul client e tendo a ragionare in quel modo. Effettivamente l'uso delle sotto-cartelle funziona bene e ti permette di avere tutto sincronizzato. Per cui buona parte del discorso che ho fatto va a cadere 

Abbiamo spesso profili da 30 a 60Gb e la suddivisione è una cosa di vitale importanza.

Sono archivi grandi ma su questo forum abbiamo visto ben di peggio... Comunque con il metodo della cartelle per progetto non dovresti avere problemi.

Questo è un ottimo spunto non tanto per la gestione generale del profilo quanto per la gestione del singolo lavoro se si potesse fare anche per le singole sottocartelle.

Se deve essere limitata a singole cartelle probabilmente più che la funzione Archivi andrebbero usati i Filtri

Giusto per aggiungere carne al fuoco... un'altra idea che mi viene in mente è creare profili differenti per ogni utente, uno di uso standard e uno con gli archivi (profilo su una NAS)

Se riesci a farla funzionare in maniera stabile su una cartella remota del NAS, è ancora meglio come soluzione perché metterebbe a disposizione anche tutte le funzioni di Thunderbird e non solo un archivio di file.

[miki64]

[OT]
Argomento interessante che è stato scorporato dal topic di origine.
Mi raccomando la prossima volta, MozBix, se la cosa è così lunga apri un topic apposito e non accodarti ad uno esistente e di natura "diversa".
Grazie a voi due, comunque, per le utili informazioni prodotte.
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- Thunderbird fa tante cose per te. Fai una sola cosa TU per Thunderbird

[MozBix]

Argomento interessante che è stato scorporato dal topic di origine.
Mi raccomando la prossima volta, MozBix, se la cosa è così lunga apri un topic apposito e non accodarti ad uno esistente e di natura "diversa".

Grazie per aver scorporato il post.... e Scusa, pensavo di fare una cosa giusta perchè in parte è attinente al fatto che l'apertura lentissima deriva ANCHE dal fatto di avere archivi veramente pesi.
No prob. la prossima volta faccio un nuovo Topic. 

Grazie a voi due, comunque, per le utili informazioni prodotte.

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