Topic: Riorganizzazione e manutenzione profilo e mail aziendale

[l8gio]

Ciao a tutti,
Dopo aver guardato gli help sul sito ufficiale e cercato qui tra il forum vengo a chiedervi alcuni chiarimenti e consigli: vorrei sistemare per bene profilo e files dei messaggi in modo da ottimizzarne manutenzione e backup. Il sistema me lo sono trovato così già esistente, e vorrei metterci le mani perchè mi sembra un po' pasticciato.

Se avete la pazienza di seguirmi vi spiego.

Innanzitutto la situazione attuale:
Pc portatile collegato in ufficio su dock station, Windows 7 con tutti gli update su ssd, thunderbird 3.1.20 con unico profilo di default, un account di posta aziendale principale "MAIL1" e un secondo che praticamente non lavora e non riceve posta "MAIL2" configurati entrambi pop3 senza cancellazione sul server di posta.
I due account sono stati impostati in maniera diversa, non ne comprendo il motivo: come impostazione per scaricare le mail in arrivo sull'account principale MAIL1 ho "posta in arrivo globale" mentre per il secondario MAIL2 è impostata la cartella posta in arrivo dell'account. Questo comporta che nella finestra di dialogo delle impostazioni account, la posizione dei file contenitori dei messaggi di posta per MAIL1 si trova nell'account speciale "Cartelle locali" mentre quelli per MAIL2 sono all'interno delle impostazioni server di MAIL2. Al momento però questa impostazione la lascerei così, non disturba e non vorrei rischiare di far danni. Nota: i due account devono rimanere separati.

Riceviamo circa una trentina di nuovi (utili) messaggi al giorno. Lasciare i messaggi sul server di posta mi va bene come forma di backup "grezzo" e di rapida interrogazione della posta in arrivo in caso di errata cancellazione.

La cartella profilo è situata nella classica users/nome/appdata/roaming ecc.,
Tutti i messaggi scaricati da thunderbird vengono manualmente organizzati nel client in cartelle e sottocartelle. Fisicamente i file .msf .sbd e tutti i vari contenitori, si trovano in una cartella POSTA situata su un server collegato in lan su cui viene eseguito backup totale giornaliero, con mantenimento degli ultimi 10 giorni. Le cartelle in cui sono suddivisi i messaggi sono al momento circa 500, ogni cliente e fornitore ha la sua. Ad oggi il file Inbox è cmq enorme perchè molto del lavoro di smistamento non è ancora stato fatto, circa 4800 messaggi e oltre i 4094 MB di dimensione, in crescita costante, e nella posta inviata 3800 messaggi per 2264 MB.  Quindi in ogni caso il punto di partenza è snellire il tutto facendo ordine e compattando. Il problema è trovare il tempo di farlo.

Quando sono fuori ufficio e nei weekend collego al portatile un disco usb nel quale c'è una copia speculare della cartella POSTA del server, cambio le impostazioni account relative al percorso dei file, e posso consultare la posta.

Le intenzioni:

1. spostare il profilo predefinito su server per svincolarlo dal pc e averne un backup automatico. La domanda è noterò una grossa differenza nell'utilizzo rispetto ad avere il profilo locale su ssd? Il profilo è indipendente dalla macchina? Posso cioè aprirlo da un qualsiasi altro computer e/o con una diversa versione di thunderbird?

2. creare un profilo secondario in locale sul portatile, clone di quello predefinito, da utilizzare solo quando sono fuori ufficio con le impostazioni corrette per utilizzare il disco usb. Si può fare? Ci sono controindicazioni eventuali tipo duplicazione delle mail scaricate?

3. poter lavorare con la posta, organizzare ed ordinare i messaggi nelle varie sottocartelle (aggiungendone se necessario) durante i weekend o quando sono fuori (quando ho il tempo di farlo) e al lunedì in ufficio aggiornare i file su server e continuare in azienda col profilo predefinito. C'è rischio di corrompere i file e perdere messaggi?

Grazie in anticipo a chi vorrà consigliarmi

[Winfox]

Se ho capito bene meglio se passi a Imap altrimenti la risposta sarebbe no per tutte 3 le domande.
Aspetta però il commento di chi usa Imap (io uso solo Pop3)

Una cosa non mi è chiara dall'inizio in quanto prima hai detto che ogni cliente ha la sua cartella (ca.500) ma poi che lo smistamento è ancora tutto da fare.

PS: per quanto riguarda la posta in ambito aziendale ci sono moltissime discussioni e da quello che ho capito ci sono lati positivi e negativi per entrambe le soluzioni, sia Pop, sia Imap. C'è chi le utilizza contemporaneamente tutte e 2 per averne i rispettivi vantaggi.
A mio parere in ambito aziendale il server di posta dovrebbe essere in house e i client di tutto il personale in Imap.

[l8gio]

Passare a Imap è proprio l'ultima cosa che vorrei fare:

Il server di posta è esterno e non gestito internamente, accessibile da webmail o tramite client. Su di esso risiedono i messaggi dal 2017, mentre in locale arriviamo fino al 2010. Il server di posta ha una capienza disponibile di MAX 13 GB mentre al momento le cartelle dei messaggi scaricati in locale ne occupano complessivamente 16,8 GB. Diciamo che per come è tutto configurato il server di posta esterno si occupa unicamente di ricevere e passare al client (mantenendone una copia). 

Per quanto riguarda le cartelle di thunderbird: ogni cliente / fornitore ha la sua cartella se è già stato in passato oggetto di smistamento di una o più mail. Questa è la situazione esistente, in posta in arrivo c'erano 4800 messaggi che aspettavano di essere smistati in una di quelle cartelle, o in una nuova cartella se quel cliente non aveva ancora la sua. A prescindere dallo spazio, pensare di replicare questa situazione direttamente sul server di posta, da utilizzare in imap, la vedo molto farraginosa oltre che poco al sicuro da errori.

Proprio ieri per la prima volta mi è comparso il messaggio che la posta in arrivo era piena e che thunderbird non riusciva più a scaricare posta (credo il limite sia 4 GB = 4096 MB) e quindi ho dedicato un paio d'ore a smistare i messaggi partendo dai più pesanti in modo da liberare la cartella Posta in arrivo. Ora siamo a 4063 messaggi e 1947MB.

Cosa intendi per utilizzarli entrambi?

[Winfox]

Utilizzare entrambi i protocolli, ma dato che non vuoi passare ad imap ti sei già risposto da solo.

Personalmente non ho la possibilità di provare a spostare un profilo su server e non ho mai provato su un supporto usb, quindi alle prime 2 non posso risponderti.

Per la domanda 3 ancora non mi è chiara: durante i Weekend dove crei le sottocartelle? Sul server del gestore? Sul pc? Sul server aziendale?

Sono sempre più convinto che dovresti usare imap.

[l8gio]

Per la domanda 3 ancora non mi è chiara: durante i Weekend dove crei le sottocartelle? Sul server del gestore? Sul pc? Sul server aziendale?

L'idea è:
Al venerdì sera faccio una copia della cartella POSTA del server aziendale sul disco USB esterno, ad esempio tramite un programma di sincronizzazione a senso unico.
Durante il weekend faccio aprire a thunderbird questa cartella (situata sul disco USB) e vedo tutti i messaggi organizzati come li vedrei se fossi connesso alla rete aziendale.
Finora, mantenendo lo stesso profilo e cambiando soltanto il percorso delle cartelle locali è una prova che ho già fatto per la sola consultazione.

Quello che vorrei capire senza rischiare di combinare un pasticcio è se è possibile lavorare con la posta (ricevendo, inviando, spostando e creando nuove sottocartelle) sul disco USB e poi al lunedì sincronizzare in senso inverso la cartella di posta dal disco USB al server aziendale per ripartire da là una volta connesso alla rete.

[miki64]

Allora, diciamo che la situazione è molto complessa solo perché le domande sono diverse, non perché sono complesse, e ciascuna risposta merita parecchi (ma davvero tanti) approfondimenti.
Ci provo, sperando di non dimenticare nulla.

Prima di tutto, sei un utente aziendale. Hai l'obbligo legislativo dei backup ma oltre l'obbligo c'è il buon senso. Perdere la propria posta non è mai una bella cosa, tempo o non tempo a disposizione.
Quindi ti consiglierei di acquistare (la spesa la vale tutta, te lo metto per iscritto se vuoi) un programma di sincronizzazione dati (io ne ho uno preferito, per uso personale, e ne ho parlato più volte quindi se fai una ricerca lo trovi facilmente).
Questo programma consente di impostare diverse regole (le chiama attività) da un'unità ad un'altra (bidirezionale o, come invece faccio io, monodirezionale).
Quindi ti risolve tutti i problemi anche perché ti permette di impostare delle condizioni precise per far partire la sincronizzazione anche in quei contesti in cui non c'è tempo libero: allo startup di Windows, alla chiusura, durante la pausa lavorativa infrasettimanale, durante un intervallo di tempo festivo, durante l'orario lavorativo prefestivo, eccetera.
Si perde un po' di tempo prima (ma proprio poco) e lo si guadagna dopo.

Poi ti consiglierei - se effettivamente non utilizzi IMAP del quale anche io non ne sono pienamente convinto se non si è VERAMENTE padroni della propria posta aziendale - di impostare per bene gli account POP3 (ma credo che tu lo abbia già fatto. Detto tra noi, sono proprio io l'utente che nel proprio PC per il suo account principale ha in contemporanea nel profilo principale sia il protocollo POP e sia l'IMAP).

Poi - dopo un sano, semplice, inarrestabile backup - ti consiglio di compattare IMMEDIATAMENTE le cartelle, c'è una FAQ molto chiara in merito: https://forum.mozillaitalia.org/index.php?topic=6977.msg467305#msg467305

Infine mi pare che tu abbia le idee ben chiare e quindi qui

creare un profilo secondario in locale sul portatile, clone di quello predefinito, da utilizzare solo quando sono fuori ufficio con le impostazioni corrette per utilizzare il disco usb. Si può fare? Ci sono controindicazioni eventuali tipo duplicazione delle mail scaricate?

ti rispondo che si può fare, ma occorre seguire questa procedura.
1) Si lavora sul PC principale dell'ufficio, con il profilo posizionato dove pare e piace a te.

2) Hai creato su una tua unità removibile (hard disk portatile, per esempio) un clone del tuo Thunderbird. Ok, si può fare, ma il problema è uno se non utilizzi una versione portatile: devi copiare (in realtà: sincronizzare) sia la cartella del programma e sia la cartella del profilo.

3) A casa, da un altro PC (o in albergo, in vacanza, in altro luogo) avvii il Thunderbird sull'unità removibile (se è Thunderbird portatile) o il Thunderbird installer che hai sul tuo PC.
Qualunque Thunderbird sia tra queste due versioni, il suo profilo deve puntare sull'hard disk esterno e non sull'unità locale (nelle FAQ è spiegato benissimo come fare, https://forum.mozillaitalia.org/index.php?topic=16165.0 .

4) Questo Thunderbird "casalingo" riprenderà il lavoro esattamente da dove si è interrotto nella sua versione clone "aziendale" e quindi non scaricherà nulla già scaricato prima.
[Nota il punto di forza di questa soluzione: se pasticci qualcosa a casa, il profilo originale è ancora sano e salvo lì in azienda. Se invece pasticci qualcosa quando sei in azienda, l'ultima versione del profilo aziendale e bello e salvo nel tuo hard disk portatile!]

5) Tornato in azienda, a Thunderbird non avviato, puoi tranquillamente avviare il programma di sincronizzazione dal tuo hard disk portatile all'hard disk aziendale (o percorso di rete, fai tu).

6) Tu o l'operatore aziendale o chiunque altro abbi titolo o farlo, può poi avviare il Thunderbird aziendale e riprendere il lavoro della settimana prima, però in realtà con tutti gli aggiornamenti eseguiti a casa.
Si riparte poi dal punto 1.

E' affidabile questo sistema? Sì, l'ho fatto io per tanti anni, e con un programma di sincronizzazione per Windows che - complice i pochi soldi che avevo  - era in versione free con nag screen... e per di più con la complicazione che il mio profilo me lo dovevo pure aggiornare su Linux e lì il programma di sincronizzazione di Windows non girava...

Nessun rischio di corrompere i file e perdere messaggi, ma un sano backup aziendale va fatto quotidianamente e quindi regolarmente.

Spero di avere risposto a tutto.

[l8gio]

Miki64 ho riletto il tuo messaggio con grande interesse e diverse volte.

Scusami la molta carne al fuoco, avevo a dire il vero pensato di dividere le varie richieste in altrettanti post diversi, ma mi sembrava che servisse anche un quadro globale per comprenderne le motivazioni. E tu le hai comprese al 100%!

Mi sono andato a rivedere anche le faq sui file e la compattazione e poi un giro di ricerca ulteriore su questo argomento. Ci sarebbe veramente una bella serie di spunti da approfondire, ho scoperto per esempio che la compattazione (che ho sempre considerato fondamentale) in certi casi e con certe versioni è stata addirittura distruttiva. Ho trovato anche estremamente interessante la guida relativa alla configurazione di thunderbird portable e alle possibilità che apre.
Per quanto riguarda il programma di sincronizzazione, io uso SyncBackFree che per quello che mi serve è un portento. Senza considerare che proprio la particolare caratteristica dei file mbox di essere voluminosi e poco numerosi (rispetto ai singoli messaggi) fa si che per sincronizzare 16GB di posta da server a disco portatile USB ci mette poco più di 3 minuti (lan gigabit e usb 3.0)

Ma tornando a quanto mi consigli mi sorge un dubbio. Dici che devo sincronizzare anche il profilo...

facciamo un passo indietro e qualche precisazione che non so se è determinante:
Il pc che uso abitualmente in azienda con thunderbird installato è un portatile. A casa o in vacanza userei proprio lo stesso pc che ogni sera metto nella borsa e mi porto via.

Il profilo è salvato sull'ssd del portatile nella cartella di sistema di windows 7, e punta alla cartella POSTA dei messaggi di posta che invece è salvata sul server, ne percoso S:\POSTA.
Quando dico punta è perchè pensavo che fosse il profilo ad indicare al programma qual'è il percorso fisico dei messaggi, ma non ne sono più tanto sicuro

Probabilmente hai già capito ma giusto per essere chiaro fino alla noia: la cartella S:\POSTA contiene i files che in una configurazione default sono situati dentro la cartella Mail\Local Folders (se come nel mio caso è impostato come Global Inbox) all'interno della cartella profilo in C:\users\appdata\roaming ecc ecc.
Nel mio caso invece all'interno della cartella Mail dentro la cartella profilo ho

-la cartella Local Folders vuota

-la cartella mail.dominio1.it (Global Inbox) con dentro:
-- le coppie di file per Inbox e Trash entrambi a contenuto zero
-- filterlog.html
-- msgFilterRules.dat
-- popstate.dat

-la cartella mail.dominio2.it (account non utilizzato, non Global Inbox):
-- le coppie di file per Inbox Sent e Trash con dimensione di qualche KB
-- msgFilterRules.dat
-- popstate.dat

-la cartella smart mailboxes che contiene
-- le coppie di file per Inbox Sent e Trash con dimensione zero
 

Se io sincronizzassi sul mio disco usb o chiavetta che sia anche il profilo questo punterebbe ancora al server col suo percorso assoluto oppure no?
Non sono riuscito a trovare in quale file il programma scrive la posizione delle cartelle di posta, di sicuro non in profiles.ini.

Scusa la lungaggine, grazie infinite per la tua pazienza e il tuo tempo!!
 sento che siamo vicini

[miki64]

Vedi se questo odierno post ti aiuta, eventualmente poi torna a chiedere.
https://forum.mozillaitalia.org/index.php?topic=72052.msg499517#msg499517

Se ho ben compreso.
Nel vostro TB aziendale (PC portatile) in realtà il profilo è contenuto in una cartella della rete locale, non in una cartella ospitata fisicamente sul PC in cui è installato Thunderbird, giusto?

Se è così, non sono esperto di questo tipo di profilo, quindi posso solo fare supposizioni.
Fammi sapere se ho capito bene, poiché il problema mi pare che sia questo.

1) In azienda il PC funziona perché il portatile ha TB col profilo collegato in una cartella di rete.
2) Puoi fare il backup di questa cartella di rete.
3) Però poi a casa (per esempio) il profilo del portatile non può connettersi alla rete e quindi non sai come utilizzare il profilo del quale hai il backup - ad esempio su un disco esterno.
E' giusto così oppure no?
Lascia perdere di default quello che trovi nei vari %appdata%, devi fornire SOLO l'effettivo percorso del profilo.

[l8gio]

La situazione è un po' diversa:

La cartella del profilo è in locale sul disco Ssd C:/ del pc portatile nella cartella profiles di sistema
Nel server S:/ connesso in rete c'è la cartella POSTA con dentro i soli file mbox contenitori dei messaggi.
 Come è successo?
Semplice, una volta era tutto in locale. Ho spostato dentro la cartella POSTA su server (creata ex novo) il contenuto della cartella local folders, che prima era in locale all'interno della cartella del profilo.
Aperto thunderbird mancavano tutti i messaggi e tutte le cartelle locali. Basta cambiarne la posizione in Impostazioni account - Cartelle locali, chiudere e riaprire, e riappare tutto.

Ed è esattamente quello che faccio ogni volta che passo dalla versione server lun-ven a quella disco usb per il weekend.
E proprio per evitare di andare ogni volta a mettere mano alle impostazioni e apri e chiudi, pensavo che l'utilizzo di due profili diversi avrebbe potuto snellire.
Vorrei provare a fare delle prove con copie di sicurezza e percorsi diversi per vedere come si comporta.

[miki64]

Non ho compreso.
In poche parole vuoi passare tutto nel server S:\ oppure sbaglio? 

[l8gio]

Non sbagli affatto.
Voglio passare tutto su il server per due ragioni:
A) mettere sotto il backup schedulato giornalmente anche il profilo
B) mettermi al sicuro da eventuali failure del disco locale del PC

E da quello che mi hai spiegato e che ho potuto leggere nelle varie faq e guide la cosa non dovrebbe creare problemi

Altra cosa però che vorrei raggiungere è appunto la continuità di utilizzo tra casa e ufficio, come ci siamo detti nei post passati. Non ho capito se tenere profilo e messagi in due posizioni diverse è più un ostacolo o un benefico.

Appena ho un po' di tempo vorrei passare alla fase sperimentale: sto pensando di montare TB su una macchina virtuale, creare da zero un profilo vergine, aggiungere tutte gli addon e poi importare tutta la posta con import/export tools. Così in teoria avrei nello stesso posto profilo e emails. Poi una volta che è tutto bello e funzionante, spostare il profilo su server e da li fare tutte le prove di questo mondo.
Dici che è un lavoraccio?

[Winfox]

Da quello che ho capito dai messaggi successivi e dalla risposta di Miki, sostanzialmente la soluzione consiste nell'utilizzare un programma di sincronizzazione esterno.

Detto questo che la posta sia nella cartella del profilo oppure in una diversa non fa alcuna differenza come prestazioni, lo fa solo come chiarezza per quanto riguarda la posizione fisica.

Anche io infatti ho scelto di tenere la posta separata dal profilo: questo ti aiuterebbe anche quando si rendesse necessario creare un profilo pulito.

[miki64]

Mah. 

Io invece da tempo utilizzo una versione portatile di Thunderbird che ha il profilo e i messaggi nella stessa posizione, ma non è detto che la mia scelta (dettata dalla semplicità e dalla facilità di un unico backup) sia la più razionale - anche se da anni funziona, sia su Windows che su Linux.

Dopo i vari, sani, irrinunciabili backup di rito, grazie alla potente flessibilità di Thunderbird e alla sua reversibilità, io proverei direttamente il tutto sul PC portatile, ma anche un test in anteprima su Virtualbox male non fa.

Se dovessi creare un profilo pulito, un giorno (e mi aggancio al discorso di Winfox) semplicemente importerei i soli file indispensabili che sono elencati nelle FAQ.

[Winfox]

La tua scelta ha un senso in quanto utilizzi una versione portabile e comunque conosci il sw molto bene.
Per tutti gli altri, soprattutto per chi è su windows, tenerli separati è un vantaggio. Ma ripeto, solo per chiarezza di organizzazione, nulla a che fare con le prestazioni.

[l8gio]

Detto questo che la posta sia nella cartella del profilo oppure in una diversa non fa alcuna differenza come prestazioni, lo fa solo come chiarezza per quanto riguarda la posizione fisica.

Infatti, e nel mio caso la posizione fisica (nel server) mi permette di usufruire di backup già schedulati di un'unità che è accesa 24/7 e questi backup avvengono di notte, quando di sicuro TB non sta scrivendo niente

La soluzione portable, tutto insieme in una unica cartella dentro al server credo sarebbe quella a manutenzione minima, credo basterebbe sincronizzare quella e ti porti la posta dove vuoi con tutta la continuità che ti serve...  ma a prestazioni come siamo messi? Voi che ne avete esperienza, cambia molto rispetto alla versione intaller?